Fragt man Content-Profis nach Werkzeugen zur Redaktionsplanung, gehört Trello in der Regel zu den Top-3-Nennungen. Es basiert auf der japanischen Kanban-Methode zur Prozesssteuerung und punktet vor allem bei Menschen, die Abläufe gerne visualisieren.
Dieser Artikel erschien zuerst bei tinkla.
Letztes Jahr habe ich an dieser Stelle über den Redaktionsplan als Steuerungsinstrument im Content Marketing geschrieben. Dabei habe ich sieben Punkte notiert, die aus meiner Sicht in einem Redaktionsplan zwingend geklärt sein müssen, vom Publikationsdatum über die Verantwortlichkeiten bis zur Distribution. Später haben wir anlässlich eines Content Production Days dann auch Tool-Empfehlungen gesammelt – und eines, das immer wieder genannt wird, ist Trello.
Kanban, was kann das?
In der Zwischenzeit habe ich Trello bei einigen Gelegenheiten ausprobiert und dabei gelernt, dass es im Grunde genommen nach der Kanban-Methode konzipiert ist. Das Ziel von Kanban ist, einen fortlaufenden Fluss von Arbeitsschritten zu erreichen, so dass ein Projekt nie zum Stillstand kommt. Ein wichtiges Tool dazu sind üblicherweise ein Whiteboard oder eine Wandtafel (oder einfach eine Wand, klar) sowie Post-it Zettel.
Das Whiteboard (oder so) wird unterteilt in Spalten mit den einzelnen Prozessschritten. Die Post-it Zettel symbolisieren die Teilaufgaben, Artikel oder was ihr halt gerade plant. Nehmen wir an, unser Kanban-Board besteht aus den Prozessschritten «geplant», «in Arbeit» und «publiziert», dann durchlaufen die geplanten Themen oder Artikel diese Phasen nacheinander. Es entsteht der sogenannte Flow, um den sich beim Kanban alles dreht.
Für mehr Transparenz und Fokus
Kanban sieht auch ein paar Spielregeln vor, um den Flow am Laufen zu halten. So setzt man sich zum Beispiel eine Obergrenze von Aufgaben oder Themen, die sich gleichzeitig «in Arbeit» befinden können – natürlich kann das keine unbegrenzte Zahl sein. Falls doch, wird der Fluss der Dinge unweigerlich unterbrochen, weil sich Aufgaben in dieser Phase stauen. Alleine das würde vielen Planungsprozessen gut tun, denn es schafft Transparenz und Einigkeit über den aktuellen Stand der Dinge und über Prioritäten.
«Ja aber ist die In-Arbeit-Spalte denn nicht ein Flaschenhals?», habt ihr euch vielleicht gerade gedacht. Das kann passieren – und dagegen gibt es ein sehr effizientes Mittel: Was «in Arbeit» ist, muss wirklich in Arbeit sein, sprich: erledigt werden. Damit es wieder Platz für neues gibt, das «in Arbeit» sein kann.
Die Redaktionsplanung nach Kanban
Die Reinform dieses Planungstools findet klassisch in physischer Form mit Post-its an einer Wand statt. Für jene, die viel unterwegs sind, oder die es einfach digitaler mögen, eignet sich Trello als webbasiertes Kanban-Tool. Auch dort wird mit Boards gearbeitet, die wiederum in Spalten unterteilt und anschliessend mit sogenannten Cards bestückt werden. Letztere entsprechen dann den Post-its und wandern durch die verschiedenen Phasen des Flow.
Wie an eurer Wand legt ihr die Teilschritte eures Redaktionsprozesses fest. Das könnte zum Beispiel ungefähr so aussehen:
- Thema/Idee
- in Arbeit (Schreiben)
- Redaktion
- Nachbearbeiten (zurück zum Autor)
- Erfassen/fertigstellen
- 4-Augenprinzip (Gegenlesen Person 2)
- fertig
- publiziert
Trello lässt euch Cards kommentieren, mit Bildern, Dokumentanhängen und Links versehen und an Personen im Team zuweisen, was sich als sehr praktisch erwiesen hat. Das alles kombiniert ergibt einen effizienten und übersichtlichen Redaktionsprozess. Und last, but not least macht es Spass, die Themen und Inhalte durch den Prozess wandern zu sehen. Man kommt dabei tatsächlich in dieses Flow-Gefühl. Nadja, an deren Kurs ich Kanban vor kurzem näher kennenlernen durfte, nennt es: «Stop starting, start finishing.»
Fazit: Keine Zauberei, aber trotzdem nützlich
Die schlechte Nachricht zuerst: Die Redaktionsplanung macht sich auch mit Kanban nicht selber, und obwohl Trello in der Gratisversion schon viel kann, wird nicht automatisch alles besser. Es braucht immer noch einen «Tätschmeister», der dafür sorgt, dass Beiträge geschrieben werden. Und es braucht immer noch Ressourcen, um genau dies zu tun.
Das Abbilden der Prozesse kann aber Einigkeit schaffen darüber, wo man steht, was Priorität hat und was geschafft wurde. Wer mit seiner momentanen Methode unzufrieden ist, sollte es mal ausprobieren. Ich freue mich auf eure Erfahrungen in den Kommentaren.
tl;dr
Trello basiert auf Kanban, und Kanban bringt Prozesse in Fluss. Vorausgesetzt, man bringt das Commitment mit, die eigene Planung einzuhalten und abzuarbeiten.